Довідковий центр RegToEvent

Як відсканувати квитки учасника?

Крок 1

Для сканування квитків краще створити окрему роль «Реєстратор».

Для цього переходите в розділ меню «Користувачі» та натискаєте на кнопку «Додати користувача»

item.image_url

З випадаючого списку обираєте власне саму роль реєстратор, адже з цього меню можна створити і інші ролі.

Обираєте захід до якого у реєстратора буде доступ, особливо це знадобиться якщо у вас вже було проведено чи зараз одночасно триває реєстрація на кілька заходів.

А далі потрібно вказати його особисті дані.

item.image_url

Зверніть увагу!

Ця роль не потребує підтвердження по пошті та телефону. Пароль ви вводите вручну і віддаєте людині готову пару логін/пароль для входу.

Оскільки реєстраторами можуть бути звичайні запрошені хостес чи волонтери, то потреби вводити реальні пошти немає, аджепідтверджувати їх не потрібно, а ви зможете відредагувати чи змінити дані цієї ролі у будь який час.



Крок 2

Після того як ви створили роль, перейдіть у розділ Замовлення та знайдіть будь яке ТЕСТОВЕ замовлення (щоб не зачекінити реального гостя раніше потрібного часу) зі статусом «Оплачено» або «Безкоштовно»


Перейдіть в деталі замовлення та натисніть на кнопку "Друк", щоб завантажити квиток учасника.


Зверніть увагу!!!

У учасників, які придбали онлайн квиток .pdf фал не генерується! Тому завантажити його ви не зможете


У квитку ви побачите 2 QR коди – маленький зверху та більший внизу.

Для чекіну смартфоном вам потрібно відсканувати ВЕРХНІЙ QR код!


В нижній зашиті контактні дані учасника, які він вказав при реєстрації і призначення нижнього QR коду – для обміну контактами? для нетворкінгу між учасниками.

Верхній QR код відповідає саме за чекін квитка.

item.image_url

Крок 3

Наведіть камеру смартфона на верхній код квитка.

На екрані смартфона (планшета) з’явиться напис з «запрошенням» перейти за посиланням.


Як правило, в Android цей напис буде в нижній частині екрана, а в iOS аналогічне повідомлення з’явиться згори, на цьому всі відмінності двох операційних систем закінчуються! Суть чекіна далі одна й та ж.

item.image_url

Крок 4

Ви переходите за посиланням і при першому скануванні з нового пристрою система попросить ввести логін і пароль реєстратора.

Вводите ті дані, які ви щойно створили.

item.image_url

Якщо логін/пароль введені вірно на екрані смартфона з’явитсья напис на зеленому фоні «Успішний чекін»


Може таке бути, що при першому тестовому скануванні ви побачите список реєстрацій, а не напис про успішний чекін, для цього просто ще раз відскануйте той же квиток, якщо ви перші дії робили дуже довго, то система не зачекінила учасника.

item.image_url

При подальшому скануванні квитків – логінитись ще раз уже буде не потрібно, на добу система запам’ятає ваші дані.



Якщо учасники зробили кілька копій одного й того ж квитка

На екрані ви побачите напис на оранжевому фоні «Учасник заходив раніше» і буде відмітка часу коли саме це відбулось. А якщо ви прогорнете сторінку донизу то буде видно через якого реєстратора цей квиток було використано.


Іноді учасники хитрують і сподіваються, що якщо підійти на різні стійки реєстрації чи різні входи, то ніхто цього не помітить ))

item.image_url

Що робити з таким учасником - вирішувати тільки вам! Можливо це сталося якось помилково, коли переглядали базу учасників (ви зачекінили його вчора і не помітили цього), про це легко здогадатись подивившись на дату і час чекіну. А можливо дійсно він вирішив схитрувати.

У будь якому випадку система не може просто так видати такий напис.


Якщо учасник прийшов без квитка

Не завантажив його завчасно, але запевняє, що він точно є в базі.

Ви переходите в головне меню, натиснувши на слово-посилання "Чекін" зліва вгорі та відкриваєте поля для пошуку по кнпоці "Фільтри".


Учасника можна знайти за:

  • ім’ям
  • прізвищем
  • поштою
  • телефоном
  • компанією – залежно від того які дані у вас були передбачені для збору формою реєстрації.


На скірншоті видно, що ми почали вводити ім'я Taras і в нас вже є лише 3 реєстрації де є співпадіння

item.image_url

Зверніть увагу!!!

  1. Іноді учасники плутають місцями поля ім’я і прізвище при реєстрації – і в полі ім’я ви його не знайдете 🤷‍♀️
  2. Учасники можуть реєструватись українською мовою, російською, англійською, або навіть по псевдонімам, нікнеймам чи кличкам🤦‍♂️
  3. Вам не обов’язково ввести ім’я чи прізвище повністю. Після того як ви почали вводити дані система вже починає пошук, тому достатньо ввести перші кілька літер чи кілька цифр телефону щоб подивитись знаходить вона щось чи ні
  4. Система шукає повну відповідність того що ви ввели! Тому якщо поле ім'я у вас було заповнене раніше і ви почали вводити прізвище, то пошук не дасть результатів адже система буде шукати учасника саме з таким іменем і прізвищем а не просто по прізвищу!


Після того як ви знайшли потрібного учасника пролистайте повзунок вправо та переконайтесь, що то дійсно він.


Зверніть увагу!!!

Якщо в налаштуваннях форм реєстрації ви дозволили дублювати дані, то учасник міг створити кілька реєстрацій, а оплатити тільки 1 з них!

Тому будьте уважні при пошуку. Бо квиток у нього може й є, але якщо ви завчасно дублі не повидаляли, то при чекіні знайдете кілька однакових реєстрацій, а зможете зачекінити лише ту яка сплачена.



Далі, зліва від його реєстраційного номера є зелений прапорець – натискаєте на нього і система його зачекінить показавши вам відповідний зелений напис "Успішний чекін"

item.image_url

Якщо учасник зареєструвався, але не оплатив своє замовлення

У нього немає квитка! Якщо він на стійці доводить, що все є і шукайте мене в базі, то в пошуку його реєстрацію ви знайдете, але при чекіні система видасть червону помилку «Не оплачено», що означає що квитка у нього таки немає 🤷‍♀️

Хоча нагадаємо ще раз, уважно дивіться чи немає дублів.

item.image_url

Аналогічний напис буде у замовлень зі статусом "На модерації" (ви не промодерували цього учасника, тому в нього немає квитка), "Скасовано" та "Повернуто"

До речі зверніть увагу на останній, адже учасник міг придбати квиток - зберегти його, а потім попросити у вас повернення коштів. Ви кошти повернули і квиток анулювали, а він з нми всеодно прийшов - це єдиний спосіб коли ви можете побачити такий напис пр искануванні квитка.



Всю детальну інформацію про зачекінених учасників ви будете бачити в розділі Чекін -> Статистика та зможете завантажити ці дані в Excel



398