Як відсканувати квитки учасника?
Крок 1 - створюємо доступ реєстратора
Для сканування квитків краще створити окрему роль «Реєстратор».
Для цього переходите в розділ меню «Користувачі» та натискаєте на кнопку «Додати користувача»
З випадаючого списку обираєте власне саму роль реєстратор, адже з цього меню можна створити і інші ролі.
Обираєте захід до якого у реєстратора буде доступ, особливо це знадобиться якщо у вас раніше вже було проведено кілька заходів і треба обмежити доступ до даних тих учасників. Або ж навпаки - зараз одночасно триває реєстрація на кілька заходів.
Коли ви обирете захід, то нижче з'явиться поле "Типи квитків"
За замовчуванням там будуть вибрані всі квитки, які у вас були створені на цю подію. Але якщо з якихось міркувань: у вас є окремі входи, чи якісь гості не отримують доступ на локацію, чи ще щось - ви можете їх виключити із списку і тоді цей реєстратор зможе зачекінити лише ті типи квитків, які ви йому дозволили.
Далі вам потрібно заповнити контактні дані: логін, ім'я, прізвище, телефон і пароль.
Зверніть увагу!
Ця роль не потребує підтвердження по пошті та телефону. Пароль ви вводите вручну і віддаєте людині готову пару логін/пароль для входу.
Оскільки реєстраторами можуть бути звичайні запрошені хостес чи волонтери, то потреби вводити реальні пошти немає, адже підтверджувати їх не потрібно, а ви зможете відредагувати чи змінити дані цієї ролі у будь який час.
Ще нижче у вас є можливість обрати наступні налаштування:
Може чекінити - реєстратор сканує квиток і відбувається чекін - учаснику ставиться відмітка часу використання цього квитка.
Повторно його використати не можна! Якщо вам потрібно зафіксувати хто прийшов на локацію і уникнути спроб пройти кілька разів по одному квитку ставте цей перемикач.
Тільки перегляд - реєстратор сканує квиток лише на предмет дійсний він чи ні, але сам чекін при цьому НЕ відбувається!!!
Якщо у вас передбачено, що на локації спочатку охорона буде перевіряти кого взагалі допускати до локації, або вже всередині ви будете використовувати бейджі з QR кодами і охорона буде сканувати їх там, то їм достатньо функції лише перегляду, щоб вони впевнились що ця людина має право знаходитись на локації.
Може надрукувати стікер - автоматично при чекіні викликає вікно для запуску друку іменного стікера.
Якщо ви замовили у нас налаштування ПЗ для друку стікерів на бейдж і будете їх друкувати якось самостійно, то при створенні ролі ставте цей прапорець, щоб у реєстратора після сканування одразу з'являлось вікно для відправки на друк без затримок. Якщо ж у вас просто сканування квитків без друку, то не ставте цей прапорець, бо спливаюче вікно кожного разу буде лише заважати.
Використовувати спрощений режим - кількість полів пошуку на головному екрані.
Якщо ваші хостес будуть сканувати квитки смартфонами, поставте цей прапорець, тоді з екрана зникнуть зайві меню і хостес буде простіше орієнтуватись де сканер, а де пошук. Пошук по основним параметрам здійснюватиметься з 1го поля.
Якщо ж у вас повнорозмірні ноутбуки, або хоча б планшети, то можете залишити звичайний режим з усіма полями для пошуку. Але тоді на кожен параметр буде своє окреме поле.
Відредагувати роль можна в будь який момент тому ви можете подивитись звичайний чи спрощений режим - що вам більше підходить.
Налаштування, які знаходяться нижче, доступні лише адміністратору. Для звичайного чекіну вони вам не потрібні. А вмикаються лише якщо ви замовляєте у нас повноцінну послугу чекіну на локації "під ключ" з різними функціями або замовляєте налаштування ПЗ для себе і ми обговорили що саме вам потрібно і що треба налаштувати і увімкнути.
Крок 2 - підготуйте тестовий квиток
Після того як ви створили роль, перейдіть у розділ Замовлення та знайдіть будь яке ТЕСТОВЕ замовлення (щоб не зачекінити реального гостя раніше потрібного часу) зі статусом «Оплачено» або «Безкоштовно»
Перейдіть в деталі замовлення та натисніть на кнопку "Друк", щоб завантажити квиток учасника.
Зверніть увагу!!!
У учасників, які придбали онлайн квиток .pdf фал НЕ генерується! Тому завантажити його ви не зможете
У нас є 3 стандартні види квитків.
У двох з них є лише 1 QR код, і там зрозуміло, що сканувати. А є вид квитка "трансформер" де ви побачите 2 QR коди – маленький зверху та більший внизу.
Якщо ви використовуєте квиток трансформер, то для чекіну смартфоном вам потрібно відсканувати ВЕРХНІЙ QR код!
В нижній зашиті контактні дані учасника, які він вказав при реєстрації і призначення нижнього QR коду – для обміну контактами? для нетворкінгу між учасниками.
Верхній QR код відповідає саме за чекін квитка.
Крок 3 - потренуйтесь сканувати квитки
Роздайте людям, які будуть сканувати квитки логіни та паролі від облікових записів реєстраторів.
Вони повинні зайти в кабінет, за тим же посиланням, що і організатор, але з своїми даними.
Зверху є іконка сповіщення навівши на яку буде видно напис, які типи квитків вони можуть чекінити, і якщо роль має певні обмеження, реєстратор це одразу зрозуміє.
На стрічці меню зверху, є іконка QR коду.
Натиснувши на неї висвітиться запит на використання камери смартфона - його потрібно дозволити на цій сторінці!
Далі відкриється вже вікно для сканування, реєстратор наводить його на QR код в квитку і відбувається чекін.
Залежно від різних моментів, дозволено чекінити цей квиток, правильна дата чекіну, оплачене/не оплачене замовлення і т.п. будуть різні сповіщення системи при цьому.
Щоб відсканувати наступний квиток - знову натисніть на іконку QR коду і скануйте далі
Щоб повернутись в головне меню - якщо сканувати треба швидко і не чекати на перезавантаження сторінки - натисніть на логотип RegToEVENT або на слово Чекін (воно ж як пункт меню)
Якщо ви цього не зробили, то система сама вас туди переадресує, коли вийде час таймера.
Крок 4 - оцінюємо результати
Якщо квиток дійсний, використаний вперше, реєстратор може чекінити цей тип квитка і дати використання квитка співпадають з теперішньою, то на екрані смартфона з’явитсья напис на зеленому фоні «Успішний чекін»
Такому квитку сатвиться відмітка часу, що він використаний, і інша людина не зможе по ньому увійти.
Зверніть увагу!
Якщо ви створили кілька типів квитків, і в системі позначали їх різними кольорами, відповідно в квитках ваших гостей є кольорова смужка з назвою квитка такого ж кольору як ви вибрали.
Якщо на локації ви видаєте гостям залежно від типу їх квитка різні бейджі, різні шнурки, різні роздаткові матеріали, чи ще щось, то для зручності у ваших хостес, в картці квитка буде так само написано назву квитка учасника і ця назва буде підсвічена таким же кольором.
Адже колір на око сприймається набагато швидше ніж зчитується напис.
Тому якщо ви плануєте видавати, скажімо зелені браслети - одразу помічайте такі квитки зеленим, якщо сині- синім і т.д. Так ваші хостес в потоці людей не заплутаються.
В деталях картки також буде вказано, які додаткові опції були включені в цей квиток, якщо учаснику при цьому щось треба видади додатково та дані, який саме реєстратор і коли його зачекінив.
Якщо учасники зробили кілька копій одного й того ж квитка
На екрані ви побачите напис на оранжевому фоні «Учасник заходив раніше» і буде відмітка часу коли саме це відбулось. А якщо ви прогорнете сторінку донизу то буде видно через якого реєстратора цей квиток було використано.
Іноді учасники хитрують і сподіваються, що якщо підійти на різні стійки реєстрації чи різні входи, то ніхто цього не помітить ))
Що робити з таким учасником - вирішувати тільки вам!
Можливо це сталося якось помилково, коли переглядали базу учасників, про це легко здогадатись подивившись на дату і час чекіну. А можливо дійсно він вирішив схитрувати.
У будь якому випадку система не може просто так видати такий напис, квиток дійсно вже сканувався.
Також, при скануванні квитка реєстратор може побачити ще 2 написи на жовтому кольорі, які точно не свідчитимить про успішний чекін.
Сьогоднішня дата
Невірна дата (якийсь інтервал дат в дужках)
Це означає, що в налаштуваннях типу квитка організатор вказав конкретну дату (або інтервал) коли цей квиток можна використати, і учасник прийшов на подію не у свій день.
Коли таке використовують: наприклад у вас фестиваль і на кожен день продавались окремі квитки. В той же час можна купити квиток зразу на 2 дні, чи зразу на 3 дні і т.д. Відповідно у кожного такого квитка буде свій день (інтервал), коли його можна зачекінити. Не можна зачекінити квиток 3го дня, у перший, або прийти з квитком 1го дня з дні поспіль.
Якщо ви звісно правильно все налаштували...
Ви не можете зачекінити цей тип квитка
Напис, який свідчить про обмеження для ролі самого реєстратора.Це те, що ви обирали при її створенні.
Наприклад, є подія де гостям друкуються бейджі, а є гості просто глядачі, які проходять в зал без бейджа. Щоб не було плутанини і ситуації, що всі гості прийшли по бейдж, а виступаючим, персоналу і всім тип кому він потрібен бейджів банально не вистачило. Тоді можна створити окремо реєстратора який може чекінити типи квитків, яким треба друкувати бейдж і власне додати йому фкнцію друку. А окремо створити роль лише для сканування квитків гостей, яким бейджі видаватись не будуть.
Якщо учасник прийшов без квитка як його знайти
Не завантажив квиток завчасно, не може знайти, а вже стоїть на реєстрації, але запевняє, що він точно є в базі.
На головній сторінці, якщо ви налаштували спрощений режим, буде поле для пошуку, де реєстратор може шукати людину по будь якому з вказаних параметрів
Учасника можна знайти за:
- ім’ям
- прізвищем
- компанією – якщо такі дані у вас були передбачені для збору формою реєстрації.
Вводити все повністю не обов'язково! Як тільки реєстратор починає щось вводити, система вже шукає відповідність, і достатньо ввести перші букви імені чи прізвище, і буде відфільтровано всіх де такі літери є (чи в імені, чи в прізвищі)
Якщо потрібно більше параметрів для пошуку, то можна натиснути на іконку фільтр справа і збоку екрана спливуть всі можливі поля для пошуку.
Але тут знову таки, все буде залежати від того, які дані про гостей організатор збирав, і чи вони реальні, бо часто бувають випадки коли люди вказують неправильні пошти чи телефони, при чому свідомо 🤷♀️
Якщо ви використовуєте звичайни режим, а не спрощений, то більшість цих полів будуть одразу зверху у відкритому вигляді, але тоді в полі ім'я треба шукати лише ім'я, в полі прізвище лише прізвище.
І якщо заповнено кілька полів, то система буде шукати співпадіння по всім цим полям!
Зверніть увагу!!!
- Іноді учасники плутають місцями поля ім’я і прізвище при реєстрації – і в полі ім’я ви його не знайдете 🤷♀️
- Учасники можуть реєструватись українською мовою, російською, англійською, або навіть по псевдонімам, нікнеймам чи кличкам🤦♂️
- Вам не обов’язково ввести ім’я чи прізвище повністю. Після того як ви почали вводити дані система вже починає пошук, тому достатньо ввести перші кілька літер чи кілька цифр телефону щоб подивитись знаходить вона щось чи ні
- Система шукає повну відповідність того що ви ввели! Тому якщо поле ім'я у вас було заповнене раніше і ви почали вводити прізвище, то пошук не дасть результатів адже система буде шукати учасника саме з таким іменем і прізвищем а не просто по прізвищу!
Після того як система знайшли учасників з таким ім'ям, можна пролистати сторінку щоб звірити решту його даних, адже на події може бути багато людей з однаковим ім'ям, чи прізвищем, а то й повних співпадінь по імені і прізвищу.
Зверніть увагу!!!
Якщо в налаштуваннях форм реєстрації ви дозволили дублювати дані, то учасник міг створити кілька реєстрацій, а оплатити тільки 1 з них!
Тому будьте уважні при пошуку. Бо квиток у нього може й є, але якщо ви завчасно дублі не повидаляли, то при чекіні знайдете кілька однакових реєстрацій, а зможете зачекінити лише ту яка сплачена.
Далі, зліва від його реєстраційного номера є зелений прапорець – натискаєте на нього і система його зачекінить показавши вам відповідний зелений напис "Успішний чекін"
Якщо учасник зареєструвався, але не оплатив своє замовлення
У нього немає квитка! І не могло бути.
Якщо він на стійці доводить, що все є і шукайте мене в базі, то в пошуку його реєстрацію ви знайдете, але при спробі чекіна через прапорець зліва від реєстрації система видасть червону помилку «Не оплачено», що означає що квитка у нього таки немає 🤷♀️
Хоча нагадаємо ще раз, уважно дивіться чи немає дублів. Бо може поряд є інша реєстрація на цю людину, яка все ж оплачена.
Аналогічний напис буде у замовлень зі статусом "На модерації" (ви не промодерували цього учасника, тому в нього немає квитка), "Скасовано" та "Повернуто" - те ж саме.
До речі зверніть увагу на останній, адже учасник міг придбати квиток - зберегти його, а потім попросити у вас повернення коштів. Ви кошти повернули і квиток анулювали, а він з ним всеодно прийшов - це єдиний спосіб коли ви можете побачити такий напис при скануванні квитка.
Реєстрація учасника світиться червоним кольором
Це означає, що таку реєстрацію організатор видалив!
Чому, як, навіщо - це тільки організатору відомо.
Можливо це дублі, і організатор так чистив базу, але були випадки, коли організатор спочатку видав учаснику квиток, а потім чомусь це замовлення видалив! А людина встигла зберегти собі квиток, і прийти з ним на локацію.
Тому при скануванні такого квитка, або при спробі його зачекінити вручну через прапорець, реєстратор побачить помилку.
Слідкуйте за тим, що видаляєте )))
Статистика онлайн
Всю детальну інформацію про зачекінених учасників, скільки всього, скільки яких категорій, скільки ще не прийшло по категоріям квитків, графіки по часу, детально по реєстраторам, годинам і дням (якщо подія багатоденна) ви будете бачити в розділі Чекін -> Статистика та зможете завантажити ці дані в Excel
Якщо на події було передбачено сканування на вхід і вихід, то відповідно біля реєстрації буде та кількість відміток чекін/чекаут скільки разів ця людина пройшла через стійку і відсканувала свій квиток (бейдж) на вхід і на вихід.
Але в такому разі зручніше друкувати бейджі з QR кодами, щоб не потрібно було гостю шукати квиток щоразу.
Кнопка чекаут
Якщо ви не знаєте навіщо воно вам - краще не натискайте )))
Система дозволяє сканувати квитки багатоденних подій без обов'язкового чекаута. Наприклад, якщо у вас захід буде тривати 3 дні, і треба зібрати повну статистику скільки людей було 1й, 2й, 3й день, то можна налаштувати, щоб кожен день система давала відсканувати квиток (по 1 разу звісно)
Але бувають випадки, коли організатор вигадав собі якусь механіку і є необхідність всіх розчекінити. Тому якщо натиснути на цю кнопку, абсолютно всім гостям які пройшли процедуру чекіну поставиться відмітка чекаут.
