Довідковий центр RegToEvent

Check-in - всі найпоширеніші питання

Що таке чекін «під ключ»?

Це виїзна послуга реєстрації ваших учасників на локації. Ми завчасно все налаштовуємо, та з вами узгоджуємо: розміри бейджів, стікерів, які дані про учасників друкувати на стікері і т.д.

В день заходу приїжджаємо до вас на локацію до початку реєстрації, все підключаємо, проводимо інструктаж для хосетс.

Учасник приходить на локацію, його квиток сканують, а на екрані зразу ж з’являється його картка учасника та реєстратор (хостес) може надрукувати стікер з даними учасника. Стікер клеїться на бейдж та видається учаснику.

Вся процедура займає до 7 секунд. База синхронізується на всіх стійках і унеможливлює спроби повторного використання квитків.

Також може бути багато супутніх послуг та можливостей.

_______________________________________________

 


В яких містах доступна послуга?

В будь якому місті України. (Додатково оплачується трансфер та за потреби, проживання нашог опредставника)

За кордоном лише відалене налаштування софта для чекіна. Обладнання ви шукаєте на місці.

_______________________________________________



За скільки потрібно замовити послугу?

Стандартні терміни замовлення послуги не менше 14 днів до дня події!


Послуга вважається замовленою, а дата за вами заброньованою, якщо ви внесли передоплату в розмірі не менше 50% від загальної вартості. Решту суми можете сплатити напередодні заходу.

Якщо ви завчасно нам телефонували ми вам порахували вартість і ви пропали, то трошки спантеличують через 2 місяці дзвінки «ми вас післязавтра чекаємо».

_______________________________________________

 


Якщо не була внесена передоплата за 14 днів, чи можна ще замовити послугу?

Якщо ви не встигли оплатити повністю чи хоча б частково послугу чекіну, то замовити ви її можете за умови, що дата лишилась вільною.


Але враховуючи те, що часу на підготовку і тестування залишається менше, то вартість послуги буде збільшена на 25% від загальної суми! За умови, що ви сплатите її вартість не пізніше як за 7 днів до події.

Якщо ж оплати не буде і в цей термін, або ви сьогодні прокинулись і зрозуміли, що захід на носі і вам край потрібен чекін – то вартість послуги буде збільшена на 50% за надтерміновість підготовки.

Це не наша примха, це реальні затрати часу і сил, які нам потрібні на підготовку.

_______________________________________________



Чи можливий варіант післяоплати або гарантійного листа?

Ні

_______________________________________________

 


Чи можливі варіанти замовити на першу половину для більше точок реєстрації, а на другу менше?

Так, ми можемо порахувати меншу вартість на другу половину дня, чи на наступний день менше точок реєстрації, або ще якісь інші варіації, але за умови, що ми обговорили ці нюанси завчасно! На стадії обговорення наших функцій і остаточної вартості.

І це не може бути менше мінімального пакету 250€


Але це не може бути повідомлено нам на самому заході (хочемо ще, але дешевше), це не може бути повідомлено напередодні заходу, коли вже все готово і налаштовано, або за 2 дні до заходу чи навіть виїзду в інше місто: "Давайте перекинемо точку з другого дня на перший, там зробимо більше, а там менше"

Адже фізично з 4 комплектів обладнання, яке ми привезли в інше місто не стане 5 на перший день і 3 на другий.

_______________________________________________



Чи можна в день події продовжити роботу стійки реєстрації?

Так можна, але за умови, що у наших представників, які знаходяться на локації є така фізична можливість лишитися довше.


Якщо ви замовляли реєстрацію на 4 години зранку до обіду, а тут наші представники чують: «Ой, а лишіться ще», то вам може бути надано послугу, але в тому ж об’єму і за таку ж вартість як за вже оплачені слоти і точки.

Наприклад, якщо у вас було замовлено реєстрацію загальною вартістю 500€, то продовження реєстрації буде надано за таку ж вартість.

перерахунок вартості в меншу сторону при цьому не рповодиться.

_______________________________________________

 


Чи можна самостійно друкувати стікери і не залучати вас?

Так. Ви можете замовити у нас налаштування софта для чекіну за фіксовану оплату 100€ і друкувати їх самостійно


Ми все налаштовуємо, надсилаємо вам інструкції з фото та відео як і що робити.

Ви берете обладнання в оренду (у нас чи де-інде) і скануйте/друкуйте скільки вам потрібно чи скільки ви бажаєте.

Наш співробітник при цьому на локацію не виїжджає.

_______________________________________________



Чи можна просто взяти обладнання для чекіну в оренду?

Так. Така можливість є.


Умови оренди обладнання стандартні як і будь яких компаній: ви вносите депозит за вартість обладнання, самостійно забираєте обладнання за наданою вам адресою.

З цього моменту іде відлік часу 24 години та нараховується подобова вартість оренди.

Після повернення обладнання наш співробітник перевіряє його справність, та повертає вам депозит з застави.

_______________________________________________



Чи можна провести чекін по сторонній базі (квитки продавались на іншому сервісі)?

Так, без проблем наша система це зробить.


Ви надаєте нам базу учасників в Excel, вивантажену з сервісу на якому вівся продаж.

Ми імпортуємо цю базу собі, та налаштовуємо, щоб в день реєстрації система спів ставляла наявні у нас дані з квитками чужого сервісу. Адже надсилати учасникам нові квитки – це шлях в нікуди – вони заплутаються.

Тому потрібно організувати все так, щоб наш сервіс сприймав ваші квитки як «свої»

_______________________________________________



Чи можна провести чекін, якщо у учасників немає квитків?

Можна!

Сценарій 1

Ви нам надаєте базу ваших учасників в Excel ми їх імпортуємо в свою систему

1 – якщо є реальні пошти і телефони учасників – надсилаємо їм електронний квиток, з яким вони прийдуть на реєстрацію – ідеальна картина світу )))

2 – якщо у вас немає контактних даних учасників, або вони вам настільки дорогі, що ви їх нам не віддасте – ваше право. Ми завантажуємо базу, квитки генеруються.

Далі:

  • можете не надсилати їх зовсім, нехай хостес на локації шукають учасників вручну за пошуком по ПІБ чи компанії.
  • завантажуйте вручну кожен квиток окремо і надсилайте учасникам. Таке ми теж бачили, але не можемо заборонити організатору страждати, якщо такий тернистий шлях він обрав свідомо.


Сценарій 2

У вас немає бази учасників, вхід на захід вільний

Сумний сценарій, бо тягне за собою більшу кількість точок реєстрації, адже всі дані учасника треба вносити вручну на локації.

Люди на локації називають свої дані, ви їх додаєте в базу – друкуєте стікери/бейджі

_______________________________________________



Це вам що треба віддати нашу базу? А якщо ви її вкрадете?

А є що красти? Ми живемо в часи, коли в гуглі можна знайти інформації більше ніж в вашій (нашій базі).


Ми за здорове партнерство. Ми хочемо зробити якісно свою роботу і вашу реєстрацію, щоб ви звернулись до вас ще. Тому нам не цікаво якось розповсюджувати вашу базу, на це немає бажання.


І так, нам потрібна ваша база, бо немає чарівних способів не маючи вашої бази знаходити з повітря дані ваших учасників

_______________________________________________



Чому друк бейджів дорожче ніж друк стікерів?

Відповідь очевидна: то чорно-білий стікер, а то повно кольоровий друк.

Зовсім інше обладнання, зовсім інший час роботи, більше стійок реєстрації і т.п.

_______________________________________________



Ви надаєте персонал для реєстрації?

Тільки технічного стпеціаліста (тів), для підключення системи на місці та інструктажу ваших хостес.


Технічний працівник знаходиться на локації постійно та готовий відповісти на будь які ваші питання та допомогти у вирішенні нестандартних завдань, але він не зобов'язаний проводити реєстрацію для ваших гостей замість вас чи ваших хостес.


Якщо ви не встигли додати в базу спікерів, поважних гостей чи ще когось - це не його клопіт! Він може вам допомогти це зробити швидше, і полегшити ваше життя, але не потрібно його підганяти "бо горить" - це не його недоробки.

Якщо у хостес виникають питання по роботі системи чи якісь заминки, то це буде пріоретний напрямок роботи, бо технічний працівник відповідає за роботу системи, і реєстрацію ваших гостей в цілому, а не за те, що в базу забули додати спікера.🙄

_______________________________________________


Ви можете все змонтувати з вечора?

Ні. Ми не залишаємо обладнання на ніч просто так.

Але якщо вам дуже хочеться - можна порахувати вартість роботи за всю ніч і тоді ок.


Ми налаштовуємо обладнання і все тестуємо завчасно! Саме тому існують терміни для завчасного замовлення послуги.

Ми приїжджаємо за годину-півтори до початку заходу і залишається лише все включити.

На навчання ваших хостес потрібно 10-15 хвилин, адже інтерфейс реєстратора дуже прости і містить тільки функцію пошуку та чекіну.

_______________________________________________



Ми раніше таке не замовляли, ми переживаємо, можете приїхати за 4-5 годин до початку?

Можемо! Оплачуєте слот 4 години – і ми у вас. 😉

Вибачте, але ми для того налаштовуємо і тестуємо все завчасно, щоб бути впевненими у 100% роботоспроможності і відповідності системи і не ночувати на локації разом з вами.

_______________________________________________



Я буду бачити статистику скільки вже зайшло учасників?

Звісно ця статистика доступна вам в режимі реального часу, погодинно і ви можете завантажити в Excel файл детальні дані

_______________________________________________



Чи бачить хостес статистику відвідувачів?

Ні!

Щоб уникнути випадку, що хостес розбовкала кількість присутніх учасників, пресі, спонсору, спікеру чи просто учасникам – вони цю статистику не бачать.

_______________________________________________



Чи зможе хосте додавати нових учасників на реєстрації?

Ні. Така функція доступна лише з кабінету організатора або співорганізатора.


Оскільки хостес в більшості випадків це якісь волонтери чи агенції, що надали вам працівників на 1 раз, то у них не може бути повноважень приймати рішення кого додати в базу кого ні, кого пропустити на локацію, а кого ні.

Тому ви повинні виділити окремого працівника який наділений такими повноваженнями, та який зможе зі свого аккаунту це робити.

_______________________________________________



Чи зможе хосте редагувати дані учасників на реєстрації?

Так.

Якщо людина допустила помилку при реєстрації чи просить змінити їй щось в назві компанії, посади або щось інше, то хостес може це зробити та передрукувати оновлений стікер.

325